Instituto Federal de São Paulo

Está vinculada à Diretoria de Administração Acadêmica a Diretoria Adjunta de Registros de Diplomas, Coordenadoria de Bibliotecas, Coordenadoria de Registros Acadêmicos e a Coordenadoria de Sistemas Acadêmicos.

 

• coordenar a padronização dos procedimentos relacionados à Administração Acadêmica - através do Mapeamento de Processos da Coordenadoria de Registros Acadêmicos (CRA) e da normatização dos processos desenvolvidos pelas CRA’s ;
• analisar e acompanhar a aplicação das normas acadêmicas – através do atendimento aos câmpus para esclarecimentos de dúvidas em relação a Organização Didática e demais legislações vigentes, propor juntamente com outras diretorias da Pró-Reitoria de Ensino (PRE) a revisão de regulamentações;

• acompanhar e contribuir para a implantação, operacionalização e atualização dos sistemas de informação relacionados à administração acadêmica – através da Coordenadoria de Sistemas Acadêmicos (CSA) acompanhar e colaborar nas implantações de sistemas relacionados à administração acadêmica;

• propor diretrizes e procedimentos relacionados à estruturação de horários e aos processos de matrículas – criar normativas e orientar os procedimentos de matrículas fornecendo os formulários;

• propor a padronização dos procedimentos de controle das atividades docentes;

• propor diretrizes para a administração das bibliotecas para atender à política do ensino, pesquisa e extensão – através da Coordenadoria de Bibliotecas criar normativas e regulamentações para orientar os trabalhos das Bibliotecas dos câmpus, trabalhar no mapeamento dos processos das bibliotecas;

• supervisionar e responder pelas atividades de certificação, de expedição e documentação, através da Diretoria Adjunta de Registro de Diplomas;

• Acompanhamento de todos os processos desenvolvidos nos departamentos subordinados a DAA;

• Responder a Ouvidoria, CGU, Processos Judiciais e Extra-judiciais referentes a assuntos de competência dessa diretoria;

• Mediações com outras diretorias, setores para resolução de problemas e proposição de novos documentos;

• Realização de Capacitações das Coordenadorias de Registros Acadêmicos e Coordenadoria de Bibliotecas dos Campus;

• Trabalhar na fiscalização dos contratos necessários para o bom andamento dos trabalhos sobre sua competência.

 

• Registrar os diplomas dos cursos de graduação e pós-graduação stricto sensu expedidos pelo IFSP;
• Normatizar, acompanhar e revalidar os diplomas de cursos técnicos e tecnológicos emitidos por instituições educacionais estrangeiras
• Coordenar o cadastro e alteração de estrutura curricular dos cursos do IFSP, no sistema informatizado, zelando pela documentação das alterações Realizadas e informar à Diretoria responsável os erros detectados no cadastro do curso;
• Verificar e atestar regularidade de registro acadêmico em documentos expedidos pelo IFSP.
• Normatizar, acompanhar todo o processo de certificação do Ensino Médio via ENEM e ENCCEJA, e fazer as devidas orientações aos câmpus;
• Assessorar a Pró-Reitoria de Ensino e os seus órgãos nas atividades necessárias ao registro acadêmico fornecendo as informações quando solicitado;
• informar a Diretoria responsável quando detectado algum erro no cadastro de um curso;
• Realizar os testes nos sistemas que envolvem a emissão de diplomas, certificados e carteirinhas estudantis;
• Atender ao câmpus para esclarecimento quanto a emissão de diplomas, certificados e carteirinhas estudantis e realizar o envio destes;
• Participar das Comissões de Mapeamento de Processos das Coordenadorias de Registros Acadêmicos e das Coordenadorias de Bibliotecas;

 

Compete à Coordenadoria de Bibliotecas (CBI):

• O acompanhamento do funcionamento sistêmico das bibliotecas dos câmpus do IFSP através do provimento de recursos informacionais e de tecnologias da informação e comunicação para as bibliotecas da rede;
• O aprimoramento da política informacional do IFSP por meio do desenvolvimento de políticas, manuais e instruções direcionada ao regulamento da atuação das bibliotecas no IFSP;
• O apoio e acompanhamento das bibliotecas do IFSP;
• O provimento de atualização profissional para os servidores atuantes nas bibliotecas do IFSP;
• O gerenciamento dos produtos e serviços de informação e tecnologia, como: sistema Pergamum para automação de bibliotecas, Target para acesso à coleção de normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), Biblioteca Virtual Pearson, Portal de Periódicos Capes e Rede CAFe;
• E o assessoramento à Pró-Reitoria de Ensino e suas diretorias na elaboração e organização de informações e documentos para utilização das bibliotecas;
 

• Participação na implantação dos módulos do sistema acadêmico;
• Elaboração de material para treinamento do sistema acadêmico;
• Atendimento de chamados (suporte) do sistema acadêmico;
• Visitas aos Campus para Capacitação do sistema acadêmico;
• Verificações de novas funcionalidades do sistema acadêmico;
• Correção de Dados na migração dos sistemas acadêmicos;
• Analisar as normativas institucionais para que o sistema acadêmico possa atende-las. 

 

• Auxiliar nas atividades das Diretorias que compõe o departamento;
• Realizar a gestão e controle do arquivo da Pró-reitora de Ensino;
• Participar da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – COPAD;
• Participar do Grupo de Trabalho para Construção do Centro de Memória do IFSP e organização do acervo inativo;
• Participar na manutenção e capacitação do Plano de Trabalho do IFSP Digital;
• Participação na Comissão do Repositório Institucional.